Velkou část tak zvaných manažerských mobilních telefonů lze propojit s počítačem a navzájem přenášet data – synchronizovat je. V našem článku vám řekneme, k čemu je synchronizace dobrá a jak na ni vyzrát. Začneme ale úplně od začátku: co vlastně budeme synchronizovat?
Článek je přetištěn z časopisu Mobility 5/01.
Petr Broža: Možná ve svém mobilu najdete menu Diář, Kalendář či Organizér. V něm máte možnost zapsat poznámku nebo schůzku, zadat její začátek, případně i konec, a čas upozornění, kdy se má mobil ozvat, že se „něco děje“. Telefonům, které disponují takovými funkcemi, se často říká manažerské. Proč? Protože pomáhají organizovat čas, a ten je pro manažera hlavním pracovním nástrojem. Některé mobilní telefony umožňují s časem lépe a efektivněji nakládat: nahrazují malé kapesní diáře, nebo přímo kapesní počítače.
Co mobily manažerům nabídnou?
Kalendář každého mobilu má jiné možnosti. Nejjednodušší nazýváme Upomínky a mají je mobily jako Siemens C35i nebo Nokia 3310. Jednoduše si zapíšete poznámku a k ní čas, kdy se má mobil ozvat.
Podstatně výkonnější jsou kalendáře dražších mobilů, jako je Nokia 6210, Siemens S40 nebo Ericsson R520. Kalendáře umožňují zapsané poznámky třídit do kategorií: většinou jde o jednání, poznámku, volání a narozeniny. Jednání většinou umožňuje nastavit začátek a konec, poznámka slouží pro připomenutí činnosti (částečně nahrazuje úkoly), volání upozorní, že máte někomu volat a narozeniny připomenou, že musíte utíkat pro kytku nebo bonboniéru.
Některé mobily (Alcatel One Touch 501/701 nebo Siemens S40) mají dokonce úkoly! Úkol se nevztahuje k určitému datu a času, má jen určený čas dokončení, a co je hlavní, úkoly můžete řadit do kategorií, přiřazovat jim priority a označovat je jako splněné. Úkoly jsou většinou vedené mimo kalendář, nemusíte tak procházet kalendář den po dni a hledat, kde se daný úkol schovává.
Protože mobil máte vždy u sebe, víte, co se kdy děje, co máte udělat, s kým máte schůzku a jaký úkol musíte dokončit. Pokud možnosti diáře v mobilu stačí, nemusíte s sebou nosit žádné další zařízení, jako je třeba kapesní počítač. (Samozřejmě, kapesní počítače umí víc než jen organizovat čas a i jejich organizační schopnosti jsou vyšší.)
Co je synchronizace
Je tu však jeden podstatný problém: zkuste několikrát denně na číselné klávesnici mobilu zapisovat do kalendáře schůzky, opisovat z počítače termíny jednání nebo důležitá telefonní čísla. Když si v terénu přidáte do kalendáře novou poznámku nebo jednání, případně telefonní číslo svého obchodního partnera, musíte to všechno v kanceláři zase opsat do počítače. Takové udržování dvojí agendy samozřejmě zdržuje a připravuje vás o to, co jste chtěli ušetřit – čas. A konečně jsme tam, kde jsme chtěli být – u synchronizace.
To, co jsem popsal v minulém odstavci, se dá nazvat jakousi manuální synchronizací. Šlo o proces, který zařídil, abyste měli v počítači stejné informace jako v mobilu. To se týká zejména událostí v kalendáři, úkolů a kontaktů. Protože ale nové události, úkoly a kontakty přibývají, mění se a případně mažou, není v lidských silách udržovat v obou – nebo i více - zařízeních aktuální stav. Proto velmi pomůže automatická synchronizace. Obstará ji synchronizační program, který celý složitý proces převede na stisknutí tlačítka.
Co potřebujete k synchronizaci
Abyste mohli dvě zařízení synchronizovat, musíte je nějak propojit. Dnes se používá kabel, nebo infračervený port, v budoucnu se očekává využití bezdrátové technologie Bluetooth. Co je lepší? Pokud má mobil infračervený port, je to bezesporu výhoda. Můžete jej připojit k notebooku nebo kapesnímu počítači a nepotřebujete žádné další vybavení. Pokud jej ale chcete spojit se stolním počítačem, nastanou problémy. Infračervený port není standardní součástí výbavy, takže většinou musíte dokoupit externí infraport. Přijde přibližně na patnáct stovek, ale má výhodu v tom, že lze jeho prostřednictvím připojovat třeba i kapesní počítače.
Druhou možností je pořízení datového kabelu, který je mnohdy praktičtější. Mobil nemusíte držet tak, aby na sebe infračervená okénka viděla (to je obzvlášť nepohodlné třeba v autě), s kabelem telefon připojíte k jakémukoli počítači. Nejjednodušší rozhodování mají majitelé mobilů bez infraportu: Alcatel One Touch 501/701, Sony CMD J5 a Z5 atd., kteří jsou na kabel odkázáni.
Zatímco kabel seženete k téměř každému mobilu, neznamená to, že každý mobil lze synchronizovat. Potřebujete k tomu totiž ještě patřičný program, který nainstalujete do počítače. K některým mobilům dostanete program rovnou v krabici, u jiných jej musíte dokoupit, k dalším jej výrobce sice nenabízí, ale existují řešení jiných firem.
Synchronizace není procházka růžovou zahradou
Synchronizace mobilu s počítačem však není všemocný nástroj. Kapacita paměti v mobilu je vždy o hodně omezenější než nabízí organizační program na počítači. Většinou se synchronizují jen nejdůležitější položky. Dejme tomu, že si do Outlooku zapíšete schůzku u svého obchodního partnera. Předmět může znít třeba „Schůzka s panem Novákem“, přičemž v popisu bude adresa místa, kde se koná. A právě adresu do mobilu nedostanete, stejně jako přiložený soubor s předešlou e-mailovou konverzací.
Mobily také často nezvládají češtinu a může nastat několik situací: 1. Na mobilu nemůžete psát české znaky, ale při synchronizaci událostí z počítače je uvidíte (např. Siemens SL45). 2. Mobil neumí české znaky psát a nedokáže je zobrazit ani u synchronizovaných událostí z počítače (např. Alcatel One Touch 501/701). 3. Mobil umí napsat české znaky, ale u událostí, které synchronizujete, se čeština zobrazí špatně. 4. Mobil si s češtinou stoprocentně rozumí (např. Nokia 6210, Ericsson R380). Bohužel, často se setkáte s tím, že čeština při synchronizaci nějakým způsobem nefunguje.
Synchronizovat lze i mobily, které to oficiálně neumí
Také s mobilními telefony, které nenabízejí možnost synchronizace dat s počítačem, se můžete dostat ke stále aktuálním informacím o telefonních číslech, událostech a úkolech. Jedinou podmínkou je, aby mobil uměl wapovat. Existují totiž internetové služby, které pomocí programu zesynchronizujete se svým stolním počítačem, a ke všem údajům se pohodlně dostanete z menu wapového prohlížeče. Není to stoprocentní synchronizace, protože taková data můžete jen číst (resp. zapisování je nepohodlné a drahé), ale je to určitě lepší než nic.
Neznáme žádnou českou službu, která by nabízela něco podobného, musíme proto na zahraniční Internet. Můžeme doporučit anglickou službu AnytimeNow. Zdarma se zaregistrujete a stáhnete si program, kterým budete synchronizovat informace z Microsoft Outlooku s kalendářem, adresáře a úkolovníkem na webu AnytimeNow. Ano, ke svým datům se potom dostanete i z jakéhokoli webového prohlížeče. Do wapového telefonu potom zadáte adresu anytimenow.com/wd a po přihlášení pomocí svého jména a hesla se dostanete k aktuálním událostem. AnytimeNow podporuje i české znaky, což je u zahraničních wapových služeb spíš výjimka.
Synchronizace: palec nahoru nebo dolů?
Z článku je vám určitě jasné, že synchronizace mobilu s počítačem je velice užitečná funkce. Rovněž je zřejmé, že mobily až na výjimky z kategorie komunikátorů (Nokia 9110, Ericsson R380) slouží opravdu jen pro velmi jednoduchou agendu. Máte tedy na výběr: buď budete používat v omezené formě kalendář, úkoly a kontakty v mobilu, nebo si pro organizaci času pořídíte nějaký kapesní počítač, jehož možnosti při organizování času budou srovnatelné s možnostmi stolního počítače.
